擬定會議計(jì)劃

1、確定會議名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)等基本要素

2、成立會務(wù)工作機(jī)構(gòu)

（1）大中型會議的籌備和服務(wù)工作，不可能一兩個(gè)人完成，這就需要組建會議籌備機(jī)構(gòu)。

（2）一般來講，會務(wù)籌備機(jī)構(gòu)分成會務(wù)組、接待組、秘書組等幾個(gè)小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，即熟記本崗位職責(zé)，又要胸有全局。

（3）一般的小型會議，只設(shè)立會務(wù)組負(fù)責(zé)全部事宜。有些單位，會務(wù)工作由辦公室全部負(fù)責(zé)。

3、制定會議預(yù)算

會務(wù)人員應(yīng)本著勤儉辦會的原則，對會議的經(jīng)費(fèi)做出預(yù)算，并提出籌集會議經(jīng)費(fèi)的方法、渠道，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（1）會議經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成

①交通費(fèi)用；②會議室費(fèi)用；③住宿費(fèi)用；④餐飲費(fèi)用；⑤參觀與旅游費(fèi)用；⑥培訓(xùn)費(fèi)、講演費(fèi)及演出費(fèi)用；⑦預(yù)算外支出

（2）會議經(jīng)費(fèi)的籌措

①行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥；②主辦者分擔(dān)；③與會者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用；④社會贊助；⑤轉(zhuǎn)讓會徽等無形資產(chǎn)使用權(quán)

4、擬定會議議程、日程、程序

（1）會議議程、日程、程序的含義

①會議議程

會議議程是會議主要活動的順序安排，它是對議題性活動的程序化，即將會議的議題根據(jù)主次、輕重、先后次序編排。

②會議日程

會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、娛樂等等。

③會議程序

會議程序是指在一次具體的會議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動步驟。以舉行頒獎、選舉、揭牌等儀式為主的會議活動，一般只制定會議程序。

（2）會議議程制作要點(diǎn)

會議議程設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng)

①應(yīng)按照議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

②議程表中，第一項(xiàng)是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質(zhì)的問題排列在一起

③保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。這樣有利于安排無關(guān)人員退場及有關(guān)人員到場

④各項(xiàng)報(bào)告中，財(cái)務(wù)報(bào)告放在最前面，人事報(bào)告放在最后面，其他類似報(bào)告排在一起。

5、制發(fā)會議通知

（1）會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。

（2）一般來說，規(guī)模較大、較為重要的會議都應(yīng)發(fā)書面通知。如果參加對象與人數(shù)不明確，可在報(bào)上刊登公告。

（3）有些重要的會議通知，必須確認(rèn)被通知人收到通知，并取得一定的證明，以免事后相互推卸責(zé)任。